Privacy Statement RVE Products & Systems

Introduction

RVE Products & Systems fait partie de Vebego International (Vebego). Vebego est une entreprise familiale active à l’échelle internationale dans le secteur de la gestion des installations, les services de ressources humaines et les soins de santé. Le siège de Vebego International se trouve aux Pays-Bas (Cortenbach 1, postbus 23092, 6367 ZH Voerendaal, Nederland).

Vebego et dans ce cas RVE Products & Systems, en particulier Alpheios B.V., Alpheios Belgium SA/NV, Toron B.V. et CleanDeal sprl/bvba, s’occupent du traitement de données à caractère personnel. Par la présence déclaration, RVE Products & Systems informe les personnes concernées des différents traitements de données qui ont lieu.

RVE Products & Systems adhère dans ce cadre à la déclaration de confidentialité de Vebego, détaillée ci-dessous.

Traitement des données à caractère personnel

Les personnes occupent une place centrale dans les services à fort coefficient de main-d’œuvre que fournit Vebego. Avec plus de 100 entreprises qui font partie de Vebego et des milliers de travailleurs en Europe, les données à caractère personnel sont traitées à grande échelle. En outre, Vebego, tout comme son personnel, est beaucoup à l’extérieur chez des clients et fournisseurs, et collabore avec de nombreux partenaires externes pour ses prestations de services. Afin de protéger tous les collaborateurs, l’entreprise et ses partenaires, Vebego prend très au sérieux le respect de la vie privée. En ce qui concerne le respect de la vie privée et la protection des données à caractère personnel, Vebego adopte dans sa gestion une approche fondée sur le risque. Cela signifie qu’elle ne vise pas uniquement le respect des lois et des règles, mais qu’elle se concentre sur les traitements les plus importants et qui comportent le plus de risques, ainsi que sur leur protection. Vebego a conscience de ce que la protection des données à caractère personnel et le respect de la vie privée au sein de son organisation constituent un processus dynamique qui implique de nombreux défis. Le traitement des données à caractère personnel des nombreux travailleurs est le plus important et comporte le plus de risques. C’est sur ce volet que Vebego met l’accent. Une grande importance est également attachée à la sensibilisation sur le lieu de travail quant à une gestion soigneuse de toutes les données. Vebego s’efforce en permanence de trouver le bon équilibre entre la conformité (le respect des lois et des dispositions réglementaires) et le maintien d’une situation gérable pour toutes les personnes concernées, avec suffisamment d’espace pour entreprendre et pour la passion du service.

Objectifs du traitement

Vebego collecte et traite les données à caractère personnel aux fins suivantes :  l’exercice de son rôle d’employeur pour les nombreux travailleurs, tant permanents que flexibles, en ce compris dans tous les cas, mais pas exclusivement, les traitements suivants : la création et la gestion des dossiers du personnel et des dossiers d’absence, l’administration des salaires, le respect des obligations dans le cadre de la réintégration, l’évaluation de l’aptitude des travailleurs pour certaines missions, et le détachement de travailleurs ;

  • l’exercice de son rôle d’adjudicataire ou de fournisseur à des niveaux multiples dans les nombreux aspects différents des services où Vebego est active, en ce compris dans tous les cas, mais pas exclusivement, les traitements suivants : la gestion des données des prospects, clients et donneurs d’ordres dans le CRM, et l’entretien de ces relations d’affaires ;
  • la fourniture des données des travailleurs permanents et flexibles aux clients et donneurs d’ordres, dans la mesure où ces données sont nécessaires pour l’exécution d’un contrat. De nombreux collaborateurs de Vebego se trouvent toujours à l’extérieur, chez des clients/donneurs d’ordres. La loi impose à Vebego de fournir certaines données de ses travailleurs à ces clients/donneurs d’ordres où les travailleurs exercent leur activité. Ces clients/donneurs d’ordres doivent pouvoir contrôler l’identité des travailleurs et enregistrer les données dans leur administration. Lorsqu’il n’y a pas de base légale fixée pour la fourniture des données, mais que le client/donneur d’ordre demande malgré tout ces données à Vebego, un contrôle a toujours lieu pour déterminer si la fourniture des données a lieu conformément à la loi sur la protection des données à caractère personnel ;
  • le traitement des données concernant la santé des patients par les filiales de Vebego qui exercent leur activité dans les soins de santé. Ce traitement est justifié par l’exception dans la loi relative à la protection des données à caractère personnel sur l’interdiction de traiter ces données, lorsque ce traitement est effectué par des établissements de santé. Le traitement s’effectue alors en exécution du contrat relatif au traitement médical, ou en vertu d’un autre fondement légitime ;
  • l’échange de données au sein du Holding Vebego, avec et entre les filiales dans le but d’optimiser la prestation de service ;
  • la fourniture des données des travailleurs aux autorités de l’État, lorsque c’est demandé/requis, par exemple pour l’obtention d’un certificat de bonne vie et mœurs pour des collaborateurs ;
  • le suivi ou le contrôle des travailleurs, par exemple à l’aide d’un système de suivi du personnel ou de vidéosurveillance. Cela ne se fera que s’il existe une raison concrète et que c’est nécessaire pour enquêter sur des incidents. Un contrôle aura toujours lieu et l’on vérifiera tout d’abord si le problème/l’incident peut être résolu par des moyens moins intrusifs ;
  • la fourniture de données à des responsables du traitement de Vebego, dans la mesure où ces données sont nécessaires pour l’exécution d’un contrat conclu entre Vebego et ce responsable du traitement. Un responsable du traitement de Vebego doit toujours signer une convention de traitement qui protège suffisamment les droits des personnes concernées et qui l’oblige à sécuriser les données de manière appropriée.

Lorsque des données à caractère personnel sont traitées sans que ce traitement ne vise l’une des fins ci-dessus, un contrôle a toujours lieu pour déterminer si l’une des fins légales est applicable et s’il existe une base légale pour le traitement.

Traitement des données à caractère personnel : collaborateurs et relations d’affaires

Le traitement des données à caractère personnel au sein de Vebego a principalement lieu dans le domaine des ressources humaines. Vebego traite exclusivement les données de ses travailleurs qui sont nécessaires pour créer et mettre à jour les dossiers du personnel et les dossiers d’absences éventuels. Durant la relation de travail et les périodes légales de conservation après la fin de la relation de travail, Vebego conserve dans le dossier, outre les informations de base nécessaires des travailleurs, une copie de la carte d’identité, les références et certificats, et si nécessaire ou si d’application, la documentation de présélection, les formulaires A1, les permis de séjour, les permis de travail et les notifications. Des données sur les relations d’affaires, à savoir des données de clients (potentiels), de fournisseurs et (autres) partenaires de coopération, sont également traitées. Les données de relations d’affaires que Vebego traite sont généralement des renseignements à propos de l’entreprise et ne sont pas concernées par la loi sur la protection des données à caractère personnel. Les données de personnes de contact (nom, coordonnées, fonction) de toutes les relations d’affaires relèvent quant à elles bel et bien de la loi relative à la protection des données à caractère personnel. Vebego apporte une attention très particulière à toutes les données. Même les renseignements concernant l’entreprise sont traités de façon très confidentielle.

Fourniture de données à des tiers

La fourniture de données personnelles à des tiers peut être nécessaire pour exécuter un contrat ou pour se conformer aux dispositions législatives et réglementaires. Les données sont partagées au sein de Vebego International et de ses différentes filiales. Ce partage des données a pour but d’améliorer la prestation de services, au bénéfice de l’expérience client, d’améliorer les conditions de travail, au bénéfice de la santé de nos collaborateurs, et de réduire l’absentéisme. Vebego ne fournit en aucun cas des données personnelles à des tiers à des fins commerciales.

En vue d’exécuter les contrats conclus avec des donneurs d’ordres/clients et l’un des objectifs cités plus haut, Vebego doit fournir des données à ces parties. Vebego vérifie toujours si le donneur d’ordre/client ne demande pas plus de données que nécessaire pour l’objectif, et conclut des accords avec ces parties afin de garantir la protection de ces données. Si la loi l’exige, Vebego fournira des données aux autorités de l’État ou aux autorités de contrôle.

Mise en œuvre de responsables du traitement

En vue d’accomplir son rôle d’employeur, Vebego peut utiliser des tiers ou sous-traiter des services à des tiers. À titre d’exemple, on peut citer la sous-traitance de : l’administration des salaires, la gestion ICT, la planification stratégique du personnel et le recours à des indépendants sans personnel. Ces tiers peuvent traiter des données à caractère personnel, de sorte qu’ils sont considérés comme ‘responsables du traitement’ selon la loi sur la protection des données à caractère personnel. Vebego exige de ses responsables du traitement un niveau élevé de protection des données à caractère personnel. La barre est placée plus haut pour les responsables du traitement que pour Vebego elle-même, dans la mesure où les données sont alors sorties de l’environnement Vebego et que les traitements ont donc lieu de façon moins visible pour Vebego. Les responsables du traitement sont notamment sélectionnés pour leur politique de confidentialité. Des dispositions sont fixées contractuellement, et le respect de ces dispositions est le cas échéant contrôlé.

Sécurité de l’information

La plupart des données qui sont traitées au sein de Vebego sont des données de travailleurs. Cela signifie que les risques entourant ces données sont les plus importants. C’est la raison pour laquelle Vebego se focalise sur la sécurisation des processus et systèmes ICT, et sur la protection de la vie privée de ses travailleurs. Cela se traduit par une sécurisation qui vise notamment l’infrastructure technique centrale, qui englobe la plate-forme ICT, la plate-forme ERP ainsi que l’accès à l’environnement central depuis des sites décentralisés. La sécurisation vise la protection de l’information elle-même et des moyens sur lesquels l’information est stockée, comme les différents systèmes d’information, le matériel (hardware), les systèmes d’exploitation, les bases de données, les réseaux de l’entreprise et les sites physiques.

Cookies

Vebego utilise sur ses sites web d’entreprise et sur ceux de ses filiales des cookies fonctionnels et/ou des cookies de statistiques web. Vebego fait également usage de cookies pour partager le contenu de notre site web via les réseaux sociaux. Les sites Intranet (« Vibes ») auxquels les collaborateurs ont accès utilisent uniquement des cookies fonctionnels dont le but est d’obtenir des informations sur le fonctionnement technique de l’Intranet. L’utilisation de ces cookies n’a aucune conséquence pour les visiteurs de l’Intranet, parce que ces cookies ne traitent aucune donnée à caractère personnel.

Politique de conservation

Les données ne sont pas conservées plus longtemps que les délais de conservation prévus dans la loi ou dans la décision d’exemption de l’autorité de protection des données à caractère personnel (Autoriteit Persoonsgegevens). Vebego mène une politique de conservation dans laquelle sont fixés tous les délais qui s’appliquent pour les traitements des données.

Consultation, modification, effacement des données à caractère personnel

Les collaborateurs de Vebego ont accès à leurs propres données et peuvent demander au Manager RH concerné de pouvoir consulter leur dossier personnel. Les demandes de modification, de suppression ou d’obtention d’une copie des données peuvent également être introduites auprès du Manager RH concerné de chaque filiale/RVE. Les relations d’affaires peuvent adresser les mêmes demandes à leur personne de contact chez Vebego. Les réclamations ou abus présumés relatifs au traitement des données à caractère personnel au sein de Vebego peuvent être notifiés au Privacy Officer concerné ; dans le cas de Products & Systems, il s’agit du Manager Central Services. Ce dernier prendra, si nécessaire, contact avec l’autorité de protection des données à caractère personnel (Autoriteit Persoonsgegevens) à La Haye.

Conclusion

Vebego et par conséquent Products & Systems se réservent le droit d’apporter des modifications à la présente déclaration de confidentialité. La présente version a été fixée le 1er octobre 2016.

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